El moderador del grupo de Mastermind, como líder del grupo, debe establecer pautas claras sobre cómo debe gestionarse el grupo.
Es importante que estas pautas se establezcan tan pronto como se crea el grupo, antes de que surjan posibles problemas, para evitar que alguien se sienta tratado injustamente. Si se improvisa una regla posteriormente debido a un problema que ya se ha presentado la persona afectada puede pensar que se introduce para penalizarle a él personalmente.
¿Cuáles son las reglas y expectativas sobre el comportamiento de los participantes?
Para que un grupo de Mastermind tenga éxito y sea duradero es vital que se establezca una relación de confianza entre todos los participantes. Las reglas ayudan a definir cómo debe ser la relación entre los participantes y a construir ese entorno de confianza entre todos ellos.
Reglas básicas
Las políticas de grupo deben necesariamente incluir lo siguiente:
- Formato (presenciales o virtuales), frecuencia y duración de las reuniones.
- Compromiso de asistencia de los miembros (cuantas veces puede una persona no asistir cada mes o trimestre) y hora máxima de entrada.
- Propósito del grupo: qué tipo de temas pueden tratarse
- Cómo y cuando se decide el tema principal de cada sesión
- Cada cuantas sesiones un participante puede solicitar que se trate un caso particular suyo
- Normas básicas de comportamiento y de respeto en las sesiones
- Canal y propósito de las comunicaciones grupales entre los participantes entre las sesiones. Si, por ejemplo, se decide crear un canal de WhatsApp para comunicación es importante indicar qué tipo de contenido puede publicarse allí
- Cómo añadir nuevos miembros al grupo y hasta cuantos participantes son aceptables. También cuantos miembros existentes deben aprobar cualquier nueva incorporación.
- Cómo eliminar miembros del grupo y motivos que lo justifican
- Si es necesario firmar un acuerdo de confidencialidad.
Todos estos puntos deberían ser planteados en la primera sesión y acordados entre todos los participantes. Si algún miembro se incorpora posteriormente se le deben hacer saber y debe adherirse a ellos.
Si, con la evolución del grupo, se desea cambiar alguna regla se debería plantear y tratar de la misma forma: con una sesión para debatir el cambio y un consenso entre todos.
Agenda de las sesiones
Es aconsejable definir pautas en torno a la comunicación durante las sesiones. Debe definirse un tiempo máximo por persona (según el tipo de reunión) para garantizar que todos tengan la posibilidad de participar de forma equilibrada.
Es importante también dejar hablar sin interrupciones para que quien habla no pierda el hilo de sus pensamientos y se exprese libremente. Acordar cómo y cuando se deben hacer preguntas de aclaración y cómo dar feedback o generar proponer soluciones para los problemas.
Anticiparse a los problemas
En toda reunión de un grupo de personas es posible que surjan conflictos. Decidir de antemano cómo aflorar esos problemas cuando surjan y antes de que se vuelvan más importantes así como deberían ser tratados. Se puede organizar una sesión de lluvia de ideas para que el mismo grupo decida qué es, y qué no es, un problema y cómo quieren comunicarse al respecto.
Con este conjunto de reglas, definidas por consenso con la guía del facilitador, el grupo tendrá un marco claro para lidiar con los desafíos interpersonales que permitirá que todos obtengan el mayor valor de pertenecer al grupo de Mastermind.